![]() |
|||||||||||||||
|
|||||||||||||||
Home > Technique > Utiliser le Traitement de Texte Gratuit de Google Documents Partager | |||||||||||||||
Idée : écouter notre compil gratuite French Zone 2 en lisant ce tuto Mon Premier Document avec le Traitement de Texte de Google Documents
Sommaire
Introduction
Insérer un lien dans un texte Google Docs Changer les options de partage Introduction Google Documents est la suite bureautique en ligne, complète et gratuite
proposée par Google. Google Documents, encore appelé Google Docs, comporte un traitement de texte assez complet pouvant rivaliser avec Word pour une utilisation dans la vie de tous les jours, un tableur compatible avec Excel, un logiciel de dessin,
un logiciel de présentation digne de PowerPoint et un logiciel permettant de créer facilement des formulaires HTML. Toutes ces solutions sont gratuites et accessibles en ligne, il faut donc disposer d'un accès à Internet. Avec l'arrivée en force du cloud
computing, un concept qui consiste à déporter sur des serveurs distants des applications qui étaient auparavant localisées sur notre ordinateur, ces applications bureautiques gratuites ont le vent en poupe. Google n'est pas le seul à proposer ce genre de services mais vu la
force de frappe du géant américain, c'est lui qui se taille la part du lion. Pour utiliser Google Documents, il suffit d'avoir un compte utilisateur chez Google. Ceci n'est pas une grosse contrainte puisque vous avez déjà un compte Google si vous avez une
adresse courriel de type gmail, si vous avez déjà déposé des vidéos sur Youtube ou si vous utilisez Picasa par exemple... Comme c'est un service en ligne, c'est indépendant de votre plateforme et de votre système d'exploitation : Windows, Apple OS X,
Androïd ou Linux, même traitement ! Google Documents est facile à utiliser et accessible depuis n'importe quel ordinateur pourvu d'un navigateur (Firefox, Internet Explorer, Safari et Chrome sont supportés) ou depuis un appareil nomade de type smartphone, tablette ou téléphone
portable équipé d'un navigateur. Enfin, pour les allergiques à l'installation de logiciels, ici, pas de problème, vous n’avez rien à installer... Alors, on se lance ?
Premiers pas sous Google Documents : Découverte de l'interface Rendez-vous ici. Si vous n'avez jamais utilisé un service Google, cliquez sur le bouton "Inscription" sinon, connectez-vous avec vos identifiants. Jusque là, rien de compliqué...
Quand vous êtes inscrit puis connecté, vous devez arriver sur une page qui ressemble à :
On ouvre l'interface du traitement de texte en cliquant sur le bouton rouge intitulé "CRÉER". Cela donne accès à un menu déroulant qui vous présente les différentes applications de Google Documents (traitement de texte, tableur, diaporama, dessin...). On choisit l'option "Document texte" comme indiqué sur la copie d'écran ci-dessous :
L'interface du traitement de texte ressemble à la copie d'écran ci-dessous. Commencez par cliquer sur le bouton "Ignorer" de la barre de pub qui vous incite à installer le navigateur Chrome en vous faisant croire que votre navigateur n'est pas compatible avec certaines fonctionnalités de Google Docs... Evidemment, si vous êtes déjà sous Chrome, vous n'aurez pas ce message.
Commençons par faire le tour de l'interface :
Le bouton bleu pale à droite appelé Commentaires permet d'accéder à une fenêtre listant tous les commentaires relatifs au document ouvert. On y accède en cliquant sur ce bouton bleu. Chaque personne ayant accès au document peut alors voir la liste des commentaires déposés par les différents utilisateurs ou participer au fil de discussion en apportant de nouvelles précisions ou suggestions. Le bouton bleu foncé à droite appelé Partager permet d'accéder à une interface à partir de laquelle on peut définir les paramètres de partage du document courant. Nous y reviendrons plus tard... Donnons un nom à ce premier document :
Découverte des menus de Google Documents
Découvrons ensemble les différents menus du traitement de texte de Google Documents en commençant par le menu Fichier... Nous avons listé les fonctionnalités qui peuvent vous intéresser :
Passons maintenant au menu Edition... Rien de particulier à noter, tout est classique : on peut annuler la dernière action effectuée ou rétablir une action que l'on vient d'annuler (ce sont les classiques Undo ou Redo auxquels on a également accès par les raccourcis clavier Ctrl Z et Ctrl Y). On peut copier, coller ou couper une zone de texte sélectionnée à la souris (raccourcis clavier Ctrl C, Ctrl V et Ctrl X) et enfin, on a une fonction "Chercher et remplacer" (Find and Replace) qui permet de chercher une occurrence (mot ou phrase complète) dans tout le document pour la remplacer par une autre (soit ponctuellement, soit partout). La recherche peut se faire vers le bas du document ou vers le haut et peut aussi respecter la casse (s'il y a des majuscules, elles seront différenciées des minuscules pour la même lettre recherchée).
Rien de particulier non plus en ce qui concerne le menu Affichage... On vous conseille d'activer l'option "Afficher les suggestions orthographiques". Toute erreur de frappe ou faute d'orthographe sera alors détectée et le mot concerné sera souligné en rouge comme vous pouvez le voir sur la copie d'écran ci-dessous.
Que trouve-t-on dans le menu Insertion ? Pas mal de choses... On a listé quelques unes des possibilités, à vous de découvrir le reste !
Comme vous pouvez le constater en observant les différentes entrées du menu Insertion, il est possible également d'insérer automatiquement un numéro de page (en bas ou en haut), le nombre total de pages, des équations pour ceux qui ont à préparer un rapport technique (l'éditeur d'équations est un peu trop basique à mon goût), des commentaires ou des signets, de créer une table des matières... Bref, il y a de quoi faire et vous découvrirez vous-même les utilisations de toutes ces possibilités au gré de vos besoins. Passons maintenant au menu Format... Nombre des entrées de ce menu sont déjà accessibles directement dans la barre d'outils.
Par exemple, la mise en forme du texte en Gras, Italique ou Souligné est accessible via le menu Format, la barre d'outils ou les raccourcis clavier Ctrl B, Ctrl I ou Ctrl U...
De même, la mise en forme de paragraphes peut se faire via le menu Format ou la barre d'outils aussi bien pour la mise en retrait d'un paragraphe complet (à gauche ou à droite) que pour le style à appliquer (Normal, Sous-titre, Titre 1, Titre 2...) :
L'alignement du texte (gauche, droite, centré ou justifié) peut se faire via le menu Format, la barre d'outils ou les raccourcis clavier Ctrl Shift L (gauche - ou L come Left pour s'en souvenir), Ctrl Shift R (droite - ou R come Right), Ctrl Shift E (centré) ou Ctrl Shift J (J come justifié)... Le choix de l'interligne se fait via le menu Format ou la barre d'outils :
Enfin, l'insertion de listes (à puces ou numérotées) peut se faire via le menu Format ou la barre d'outils :
Que trouve-t-on dans le menu Outils ? Un compteur de mot, le choix de la langue utilisée dans le document afin de sélectionner le bon dictionnaire orthographique et un traducteur.
Enfin le menu Tableau vous permet, comme son nom l'indique, d'insérer un tableau dans votre document texte. On commence par définir les dimensions du tableau (le nombre de lignes ou colonnes pourra ensuite être modifié). Ici, on choisit d'insérer un tableau 4 x 3 :
Quand le tableau est créé, le menu Tableau permet d'en paramétrer les propriétés : largeur, hauteur des cellules, suppression de lignes et/ou colonnes, ajoût de lignes et/ou colonnes, choix de la couleur et de l'épaisseur de la bordure, couleur des cellules...
Le menu Aide vous permet d'accéder à l'aide en ligne de Google Documents...
Insérer une image dans un texte Google Documents Pour insérer une photo ou une image dans votre document, il suffit de cliquer sur l'entrée "Image..." du menu Insertion comme on l'a vu plus haut ou de cliquer sur l'icône comme indiqué sur l'image ci-dessous :
Une fenêtre vous donne accès à plusieurs possibilités : naviguer sur votre disque dur pour importer une photo, récupérer une image sur Internet à partir de son URL, utiliser une recherche Google, aller piocher dans votre album Picasa ou encore chercher par mot clé dans une banque d'images. Nous traitons l'insertion d'une image dans un document texte à partir d'images stockées sur le disque dur mais les autres cas se traitent de façon semblable... C'est donc la première option : "Importer" qui nous convient car elle concerne des images ou photos stockées sur votre disque dur. Elle est sélectionnée par défaut (trait rouge à gauche de l'option sélectionnée et texte en rouge). Si ça n'est pas le cas, cliquez dessus. Ensuite, il faut cliquer sur le bouton bleu au centre de la fenêtre "Sélectionner l'image à importer" pour naviguer sur votre disque dur. On ne peut importer qu'une seule image à la fois. Une fenêtre de type Explorateur s'ouvre pour vous permettre de chercher sur votre disque dur l'image à importer. Quand vous l'avez repérée, il suffit de la sélectionner en cliquant dessus puis de cliquer sur le bouton "Ouvrir" de la fenêtre Explorateur. L'image est importée dans votre document texte à l'endroit où était positionné le curseur. Vous finissez de la positionner dans votre document à l'aide de la souris...
Insérer un lien dans un texte Google Documents Pour insérer un lien hypertexte ou mail dans votre document, il suffit de cliquer sur l'entrée "Lien" du menu Insertion comme on l'a vu plus haut ou d'utiliser le raccourci clavier Ctrl K ou encore de cliquer sur l'icône comme indiqué sur l'image ci-dessous :
Changer les options de partage dans Google Documents On l'a dit plus haut, par défaut, les nouveaux documents sont tous privés. On peut le voir en passant la souris sur le bouton bleu foncé à droite appelé Partager :
Pour partager votre document avec des amis ou des collègues qui peuvent être amenés à modifier aussi le document, il suffit de cliquer sur l'entrée "Partager..." du menu Fichier comme on l'a vu plus haut ou de cliquer sur le bouton Partager comme indiqué sur l'image ci-dessous :
Une fenêtre vous donne accès aux options de partage de votre document. En cliquant sur le lien "Modifier...", vous pouvez définir les paramètres de partage de votre document : soit le garder "Privé" (seules les personnes autorisées peuvent y avoir accès), soit le rendre "Public" (tout le monde peut le voir) ou encore choisir l'option "Tous les utilisateurs disposant du lien" (seules les personnes qui possèdent l'URL exacte du document peuvent le consulter) :
Si vous sélectionnez l'option "Public", vous pouvez définir ce à quoi vos lecteurs ont accès grâce au menu déroulant qui apparait quand on clique sur le lien "Consultation autorisée". Quand vous avez fait votre choix, cliquez sur le bouton vert nommé "Enregistrer". Google Documents vous fournit alors un lien de partage à diffuser où vous voulez (mail, blog, facebook...). Ce lien sera accessible à tous vos contacts mais également à toute personne faisant une recherche par mots-clefs sur Google :
Si vous sélectionnez l'option "Tous les utilisateurs disposant du lien", vous pouvez définir ce à quoi vos lecteurs ont accès grâce au menu déroulant qui apparait quand on clique sur le lien "Consultation autorisée". Quand vous avez fait votre choix, cliquez sur le bouton vert nommé "Enregistrer". Google Documents vous fournit alors un lien de partage à diffuser uniquement à vos contacts :
Si vous sélectionnez l'option "Privé" (option par défaut), vous pouvez définir une liste de personnes autorisées à consulter ou modifier ce document. Les personnes listées doivent alors se connecter au service Google Documents pour accéder à ce document et éventuellement venir le modifier. Quand vous avez fait votre choix, cliquez sur le bouton vert nommé "Enregistrer" comme indiqué sur l'image ci-dessous puis cliquez dans la zone "Ajouter des personnes" comme indiqué sur la seconde image ci-dessous :
Vous pouvez choisir les personnes autorisées à partir d'une liste de contacts déjà existante ou en saisissant leurs noms et e-mails. N'oubliez pas de définir ce à quoi vos lecteurs ont accès grâce au menu déroulant qui apparait quand on clique sur le lien "Modification autorisée" et surtout de définir si les personnes autorisées peuvent elles-mêmes ajouter leurs propres contacts. Ceci se fait en cliquant sur le lien "Modifier" qui apparaît tout en bas de la fenêtre. Il semble prudent de sélectionner l'option "Seul le propriétaire peut modifier les autorisations" comme indiqué sur la seconde image ci-dessous : .
|