Google Documents est la suite bureautique en ligne, complète et gratuite proposée par Google. Google Documents, encore appelé Google Docs, comporte un traitement de texte assez complet pouvant rivaliser avec Word pour une utilisation dans la vie de tous les jours, un tableur compatible avec Excel, un logiciel de dessin, un logiciel de présentation digne de PowerPoint et un logiciel permettant de créer facilement des formulaires HTML. Toutes ces solutions sont gratuites et accessibles en ligne, il faut donc disposer d'un accès à Internet. Avec l'arrivée en force du cloud computing, un concept qui consiste à déporter sur des serveurs distants des applications qui étaient auparavant localisées sur notre ordinateur, ces applications bureautiques gratuites ont le vent en poupe. Google n'est pas le seul à proposer ce genre de services mais vu la force de frappe du géant américain, c'est lui qui se taille la part du lion. Pour utiliser Google Documents, il suffit d'avoir un compte utilisateur chez Google. Ceci n'est pas une grosse contrainte puisque vous avez déjà un compte Google si vous avez une adresse courriel de type gmail, si vous avez déjà déposé des vidéos sur Youtube ou si vous utilisez Picasa par exemple... Comme c'est un service en ligne, c'est indépendant de votre plateforme et de votre système d'exploitation : Windows, Apple OS X, Androïd ou Linux, même traitement ! Google Documents est facile à utiliser et accessible depuis n'importe quel ordinateur pourvu d'un navigateur (Firefox, Internet Explorer, Safari et Chrome sont supportés) ou depuis un appareil nomade de type smartphone, tablette ou téléphone portable équipé d'un navigateur. Enfin, pour les allergiques à l'installation de logiciels, ici, pas de problème, vous n’avez rien à installer... Alors, on se lance ?

A travers ce tuto, uniquement consacré à l'outil traitement de texte, vous allez faire vos premiers pas sous Google Documents et apprendre à rédiger un document. Si vous êtes débutant, pas de panique, on vous guide pas à pas et si vous ayez déjà utilisé un traitement de texte, vous serez vite à l'aise car l'interface de Google Documents ressemble à celle de n'importe quel traitement de texte et en propose les fonctionnalités usuelles.

Rendez-vous ici. Si vous n'avez jamais utilisé un service Google, cliquez sur le bouton "Inscription" sinon, connectez-vous avec vos identifiants. Jusque là, rien de compliqué...

Quand vous êtes inscrit puis connecté, vous devez arriver sur une page qui ressemble à :

On ouvre l'interface du traitement de texte en cliquant sur le bouton rouge intitulé "CRÉER". Cela donne accès à un menu déroulant qui vous présente les différentes applications de Google Documents (traitement de texte, tableur, diaporama, dessin...). On choisit l'option "Document texte" comme indiqué sur la copie d'écran ci-dessous :

L'interface du traitement de texte ressemble à la copie d'écran ci-dessous. Commencez par cliquer sur le bouton "Ignorer" de la barre de pub qui vous incite à installer le navigateur Chrome en vous faisant croire que votre navigateur n'est pas compatible avec certaines fonctionnalités de Google Docs... Evidemment, si vous êtes déjà sous Chrome, vous n'aurez pas ce message.

Commençons par faire le tour de l'interface :

Le bouton bleu pale à droite appelé Commentaires permet d'accéder à une fenêtre listant tous les commentaires relatifs au document ouvert. On y accède en cliquant sur ce bouton bleu. Chaque personne ayant accès au document peut alors voir la liste des commentaires déposés par les différents utilisateurs ou participer au fil de discussion en apportant de nouvelles précisions ou suggestions. Le bouton bleu foncé à droite appelé Partager permet d'accéder à une interface à partir de laquelle on peut définir les paramètres de partage du document courant. Nous y reviendrons plus tard...

Donnons un nom à ce premier document :

• Menu Fichier

Découvrons ensemble les différents menus du traitement de texte de Google Documents en commençant par le menu Fichier... Nous avons listé les fonctionnalités qui peuvent vous intéresser :






1

Pour partager votre document avec des amis ou des collègues qui peuvent être amenés à modifier aussi le document, il suffit de cliquer sur l'entrée "Partager..." du menu Fichier comme indiqué en 1 sur la copie d'écran ci-dessus. Vous avez alors accès à une zone où vous pouvez définir les paramètres de partage de votre document : soit le garder "Privé" (seules les personnes autorisées peuvent y avoir accès), soit le rendre "Public" (tout le monde peut le voir) ou encore choisir l'option "Tous les utilisateurs disposant du lien" (seules les personnes qui possèdent l'URL exacte du document peuvent le consulter). Par défaut, les nouveaux documents sont tous privés.



2

Pour passer à une autre application de Google Documents (ouvrir le tableur par exemple) et créer un autre type de document (feuille de calcul) ou créer un nouveau document texte, il suffit de cliquer sur l'entrée "Nouveau" du menu Fichier comme indiqué en 2 sur la copie d'écran ci-dessus et de choisir l'application à ouvrir dans le menu qui se présente. Ce nouveau document est ouvert dans un nouvel onglet de votre navigateur. Le document en cours n'est pas fermé.



3

Pour ouvrir un document existant dans votre espace Google Docs (ouvrir un ancien fichier texte pour y recopier un paragraphe par exemple), il suffit de cliquer sur l'entrée "Ouvrir..." du menu Fichier comme indiqué en 3 sur la copie d'écran ci-dessus. Un nouvel onglet de votre navigateur s'ouvre et vous présente la liste de vos documents créés avec Google Documents. Vous cliquez alors sur celui à ouvrir. Le document en cours n'est pas fermé.



4

Pour renommer le document courant, il suffit de cliquer sur l'entrée "Renommer..." du menu Fichier comme indiqué en 4 sur la copie d'écran ci-dessus. Une boîte de dialogue vous permet d'entrer un nouveau nom.



5

Pour exporter le document courant vers un autre format (Word, PDF, RTF, OpenDocument...), il suffit de cliquer sur l'entrée "Télécharger au format" du menu Fichier comme indiqué en 5 sur la copie d'écran ci-dessus. Un menu vous permet de choisir le format d'export.



6

Pour effectuer la mise en page du document courant, il suffit de cliquer sur l'entrée "Configuration de la page..." du menu Fichier comme indiqué en 6 sur la copie d'écran ci-dessus. Vous pouvez alors choisir une orientation portrait ou paysage, régler les marges de votre document, choisir le type de papier sur lequel votre document sera imprimé (A3, A4, A5, Lettre...)...



7

Pour vérifier la mise en forme de votre document avant de l'imprimer, il suffit de cliquer sur l'entrée "Aperçu avant impression" du menu Fichier comme indiqué en 7 sur la copie d'écran ci-dessus.
• Menu Edition

Passons maintenant au menu Edition... Rien de particulier à noter, tout est classique : on peut annuler la dernière action effectuée ou rétablir une action que l'on vient d'annuler (ce sont les classiques Undo ou Redo auxquels on a également accès par les raccourcis clavier Ctrl Z et Ctrl Y). On peut copier, coller ou couper une zone de texte sélectionnée à la souris (raccourcis clavier Ctrl C, Ctrl V et Ctrl X) et enfin, on a une fonction "Chercher et remplacer" (Find and Replace) qui permet de chercher une occurrence (mot ou phrase complète) dans tout le document pour la remplacer par une autre (soit ponctuellement, soit partout). La recherche peut se faire vers le bas du document ou vers le haut et peut aussi respecter la casse (s'il y a des majuscules, elles seront différenciées des minuscules pour la même lettre recherchée).



• Menu Affichage

Rien de particulier non plus en ce qui concerne le menu Affichage... On vous conseille d'activer l'option "Afficher les suggestions orthographiques". Toute erreur de frappe ou faute d'orthographe sera alors détectée et le mot concerné sera souligné en rouge comme vous pouvez le voir sur la copie d'écran ci-dessous.



• Menu Insertion

Que trouve-t-on dans le menu Insertion ? Pas mal de choses... On a listé quelques unes des possibilités, à vous de découvrir le reste !






1

Pour insérer une photo ou une image dans votre document, il suffit de cliquer sur l'entrée "Image..." du menu Insertion comme indiqué en 1 sur la copie d'écran ci-dessus. Vous avez alors accès à plusieurs possibilités : naviguer sur votre disque dur pour importer une photo, récupérer une image sur Internet à partir de son URL, utiliser une recherche Google, aller piocher dans votre album Picasa ou encore chercher par mot clé dans une banque d'images. Nous donnons un exemple d'insertion à partir d'images stockées sur le disque dur un peu plus bas... Cliquez sur le lien pour aller voir l'exemple.



2

Pour insérer un lien hypertexte ou mail dans votre document, il suffit de cliquer sur l'entrée "Lien..." du menu Insertion comme indiqué en 2 sur la copie d'écran ci-dessus. Vous avez alors accès à plusieurs choix : lien vers une adresse Web ou lien vers une adresse mail. Deux champs sont à renseigner : le texte à afficher et l'adresse (URL ou mail). Nous donnons des exemples d'insertion de lien ou d'adresse mail plus bas...



3

Pour insérer un dessin ou un graphique dans votre document, il suffit de cliquer sur l'entrée "Dessin..." du menu Insertion comme indiqué en 3 sur la copie d'écran ci-dessus. Un éditeur de graphique - assez basique (du type de celui inclus dans Word de MS Office) - vous permet de dessiner votre schéma ou dessin. Quand votre graphique a la forme voulue, il suffit de cliquer sur le bouton "Enregistrer et fermer" de l'éditeur graphique. Votre dessin est alors inséréré dans votre document texte à l'endroit où était positionné le curseur. Vous finissez de positionner votre dessin dans votre document à l'aide de la souris. Pas besoin, d'exemple, c'est très intuitif...



4

L'entrée "Caractères spéciaux..." du menu Insertion indiquée en 4 sur la copie d'écran ci-dessus vous permet, comme son nom l'indique, d'insérer des caractères spéciaux dans votre texte : lettres majuscules accentuées, flèches en tout genre, symboles mathématiques, caractères comme &, @, #, £...



5

L'entrée "Ligne horizontale" du menu Insertion indiquée en 5 sur la copie d'écran ci-dessus vous permet, comme son nom l'indique, d'insérer une ligne horizontale dans votre texte.



6

Vous pouvez ajouter un en-tête et/ou un pied de page à votre document à partir des entrées "En-tête" et "Pied de page" du menu Insertion comme indiqué en 6 sur la copie d'écran ci-dessus. Cette fonction est très pratique pour insérer automatiquement une information qui devra figurer sur toutes les pages d'un document de type rapport d'activité. Par exemple, pour insérer un titre au bas de toutes les pages de votre document, faites la séquence "Menu Insertion --> Pied de page" : le curseur se positionne alors en bas de votre page et vous pouvez taper le texte que vous souhaitez voir apparaître sur chacune des pages de votre document. Vous pouvez également en choisir la police, la taille de caractères, sa position (gauche, droite, centré), sa couleur...

Comme vous pouvez le constater en observant les différentes entrées du menu Insertion, il est possible également d'insérer automatiquement un numéro de page (en bas ou en haut), le nombre total de pages, des équations pour ceux qui ont à préparer un rapport technique (l'éditeur d'équations est un peu trop basique à mon goût), des commentaires ou des signets, de créer une table des matières... Bref, il y a de quoi faire et vous découvrirez vous-même les utilisations de toutes ces possibilités au gré de vos besoins.
• Menu Format

Passons maintenant au menu Format... Nombre des entrées de ce menu sont déjà accessibles directement dans la barre d'outils.



Par exemple, la mise en forme du texte en Gras, Italique ou Souligné est accessible via le menu Format, la barre d'outils ou les raccourcis clavier Ctrl B, Ctrl I ou Ctrl U...





De même, la mise en forme de paragraphes peut se faire via le menu Format ou la barre d'outils aussi bien pour la mise en retrait d'un paragraphe complet (à gauche ou à droite) que pour le style à appliquer (Normal, Sous-titre, Titre 1, Titre 2...) :







L'alignement du texte (gauche, droite, centré ou justifié) peut se faire via le menu Format, la barre d'outils ou les raccourcis clavier Ctrl Shift L (gauche - ou L come Left pour s'en souvenir), Ctrl Shift R (droite - ou R come Right), Ctrl Shift E (centré) ou Ctrl Shift J (J come justifié)... Le choix de l'interligne se fait via le menu Format ou la barre d'outils :







Enfin, l'insertion de listes (à puces ou numérotées) peut se faire via le menu Format ou la barre d'outils :



• Menu Outils

Que trouve-t-on dans le menu Outils ? Un compteur de mot, le choix de la langue utilisée dans le document afin de sélectionner le bon dictionnaire orthographique et un traducteur.



• Menu Tableau

Enfin le menu Tableau vous permet, comme son nom l'indique, d'insérer un tableau dans votre document texte. On commence par définir les dimensions du tableau (le nombre de lignes ou colonnes pourra ensuite être modifié). Ici, on choisit d'insérer un tableau 4 x 3 :



Quand le tableau est créé, le menu Tableau permet d'en paramétrer les propriétés : largeur, hauteur des cellules, suppression de lignes et/ou colonnes, ajoût de lignes et/ou colonnes, choix de la couleur et de l'épaisseur de la bordure, couleur des cellules...



• Menu Aide

Le menu Aide vous permet d'accéder à l'aide en ligne de Google Documents...

Insérer une image dans un texte Google Documents